प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन मैनेजमेंट: सफलता सुनिश्चित कैसे करें?

परियोजना संचार प्रबंधन पर यह लेख परियोजना प्रबंधन ढांचे के दस ज्ञान क्षेत्रों में से एक के बारे में बात करता है। यह आपको इस ज्ञान क्षेत्र से जुड़ी विभिन्न प्रक्रियाओं, इनपुट्स, टूल्स और आउटपुट के बारे में बताएगा।

पीएमआई की एक सर्वेक्षण रिपोर्ट के अनुसार, यह पता चला कि अप्रभावी संचार के कारण, हर पांच में से एक परियोजना असफल है। यह सुनिश्चित करने के लिए ए एक परियोजना प्रबंधक की सफलता के लिए एक प्रभावी परियोजना संचार प्रबंधन को कम करना चाहिए। इस प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन मैनेजमेंट आर्टिकल में, मैं आपको इस बात की पूरी जानकारी दूंगा कि किसी प्रोजेक्ट में व्यवस्थित संचार कैसे स्थापित किया जाता है और इसमें विभिन्न प्रक्रियाएँ क्या शामिल हैं।

नीचे उन विषयों पर चर्चा की जाएगी, जिन पर मैं इस परियोजना समय प्रबंधन लेख में चर्चा करूंगा:





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प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन मैनेजमेंट क्या है?

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन मैनेजमेंट, के अनुसार ,
परियोजना संचार प्रबंधन में यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक प्रक्रियाएं शामिल हैं कि परियोजना की जानकारी की जरूरत है और इसके हितधारकों को प्रभावी सूचना विनिमय को प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन की गई कलाकृतियों के विकास और कार्यान्वयन के माध्यम से पूरा किया जाता है।

संचार प्रबंधन - परियोजना संचार प्रबंधन - एडुर्कायह दस प्रमुख ज्ञान क्षेत्रों में से एक है जो परियोजना प्रबंधन ढांचे की नींव रखता है और पूरी परियोजना टीम को एक ही पृष्ठ पर रखने में प्रमुख भूमिका निभाता है। उचित संचार प्रबंधन के बिना, संपूर्ण संचार की कमी के रूप में गिर सकता है विभिन्न प्रक्रियाओं में टूटने का परिणाम हो सकता है। यह आगे अंतिम सुपुर्दगी पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है और इस प्रकार एक असफल परियोजना हो सकती है।



परियोजना संचार प्रबंधन विभिन्न शामिल हैंप्रक्रियाएं जो यह सुनिश्चित करती हैं कि सही परियोजना की जानकारी सही टीमों और सही समय पर वितरित की जाती है। प्रभावी संचार विभिन्न सांस्कृतिक और संगठनात्मक पृष्ठभूमि, विशेषज्ञता स्तर, रुचियों और दृष्टिकोणों के साथ विविध हितधारकों के बीच एक स्वस्थ संबंध स्थापित करने में मदद करता है। सभी एक साथ वे परियोजना के निष्पादन और अंतिम उत्पाद को प्रभावित कर सकते हैं।परियोजना संचार प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया दो भागों का एकत्रीकरण है:

  1. पहला भाग एक रणनीति के विकास से संबंधित है जो हितधारकों के लिए एक प्रभावी संचार प्रणाली सुनिश्चित करता है।
  2. दूसरे भाग संचार रणनीतियों को लागू करने के लिए आवश्यक गतिविधियों का प्रदर्शन करना है।

औसतन, एक प्रोजेक्ट मैनेजर अपने कुल प्रोजेक्ट समय का लगभग 85-90% संचार में खर्च करता है। इस प्रकार एक के लिए एक प्रभावी संचार प्रवाह बनाए रखना बहुत महत्वपूर्ण हो जाता है। ऐसा करने के लिए, उसे परियोजना की शुरुआत में ही परियोजना की रणनीति तय करनी चाहिए और परियोजना के जीवनकाल में इसका पालन करना चाहिए। अत्यधिक अनुशंसित कुछ प्रभावी संचार स्थापित करने में मदद करने के लिए नीचे सूचीबद्ध हैं:

  • मजबूत सक्रिय श्रवण
  • कुशल लेखन
  • धाराप्रवाह बोलने की क्षमता
  • विचारों पर सवाल उठाना और उनकी खोज करना
  • अपेक्षाओं की स्थापना और प्रबंधन
  • टीम बनने और लगे रहने के लिए प्रेरित करना
  • प्रदर्शन बढ़ाने के लिए टीम का मार्गदर्शन करें
  • युद्ध वियोजन
  • संक्षेप और पुनरावृत्ति करने की क्षमता
  • अगले सबसे कुशल कदम की पहचान करें

उपरोक्त सूचीबद्ध कौशल के साथ, एक परियोजना प्रबंधक को भी पालन करना चाहिए 5 सी का है संचार की कि परियोजना में एक निर्बाध और व्यवस्थित संचार बनाने में मदद मिलेगी। ये पांच सी हैं:



के अनुसार , संचार विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं:

  1. लिखित संचार: यह संचार के सबसे सटीक रूपों में से एक है जो पत्राचार माध्यम से प्रेषित होता है। इसे आगे दो रूपों में अलग किया जा सकता है:
    1. लिखित प्रारूप: प्रोजेक्ट चार्टर, स्कोप स्टेटमेंट, प्रोजेक्ट प्लान, WBS, प्रोजेक्ट स्टेटस, जटिल मुद्दे, अनुबंध संबंधी संचार, मेमो आदि।
    2. लिखित अनौपचारिक: ईमेल, नोट्स, पत्र, टीम के सदस्यों के साथ नियमित संचार आदि।
  2. मौखिक संचार: इस प्रकार के संचार में उच्च स्तर का लचीलापन होता है जो व्यक्तिगत संपर्क के माध्यम से होता है, टीम को मिलता है, टेलिफोनिक आदि। इसे आगे दो रूपों में वर्गीकृत किया जा सकता है:
    1. मौखिक औपचारिक: प्रस्तुतिकरण, भाषण, वार्ता आदि।
    2. अनौपचारिक मौखिक: टीम के सदस्यों के साथ बातचीत, प्रोजेक्ट मीटिंग, ब्रेक-रूम या वॉर-रूम वार्तालाप आदि।
  3. अनकहा संचार: यह संचार का सबसे बुनियादी रूप है और लगभग 55% संचार इसी रूप में किया जाता है।इस तरह के संचार के सामान्य उदाहरण चेहरे के भाव, हाथ की गति, बोलने के दौरान आवाज का स्वर आदि हैं।

मुझे उम्मीद है कि अब आपको एक बेहतर समझ है कि परियोजना संचार प्रबंधन क्या है। अगले भाग में, मैं इस बारे में बात करूँगा कि संचार प्रबंधन किसी संगठन को कैसे लाभ पहुँचाता है।

संचार प्रबंधन लाभ

  • उम्मीदें: प्रोजेक्ट संचार योजना कैसे और कब संचार होनी चाहिए, इसके लिए मानक स्थापित करने में मदद करती है।यह परियोजना नियंत्रण बनाए रखने और यह सुनिश्चित करने में एक प्रबंधक को सहायता करता है कि सभी हितधारकों को आवश्यक जानकारी प्राप्त हो।
  • संगति: एक उचित संचार योजना के साथ, एक परियोजना प्रबंधक परियोजना गतिविधियों को संभालने में अधिक सुसंगत हो जाता है। इसके अलावा, यह टीम के सदस्यों को एक दिशा देता है जिसके बाद वे बाकी टीम और हितधारकों के साथ लगातार संवाद कर सकते हैं।
  • उत्पादकता: कुशल परियोजना प्रबंधन योजना टीम के सभी सदस्यों को परियोजना की घटनाओं के बारे में अच्छी तरह से बताती है। इस तरह वे हमेशा उस जानकारी से लैस होते हैं जो उन्हें काम को रोकने की बजाय लापता जानकारी की तलाश में होती है।
  • परिणाम: यह टीम और हितधारकों के बीच एक उचित और स्पष्ट संचार चैनल स्थापित करता है जो यह सुनिश्चित करता है कि टीम को पता हैप्रोजेक्ट आउटपुट से वास्तव में हितधारक क्या चाहते हैं, आवश्यकता और अपेक्षा करते हैं।
  • नियंत्रित संचार: संचार प्रबंधन यह भी सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी सही लोगों तक और सही समय पर पहुंचाई जाए। यह अस्पष्टता या भ्रम के लिए कोई स्थान नहीं छोड़ता है और संचार का एक सहज प्रवाह प्रदान करता है।
  • परियोजना टीम सहयोग: अच्छा संचार अक्सर टीम के सदस्यों के बीच बेहतर सहयोग का परिणाम होता है और पूरे पर ध्यान बढ़ाता है।
  • प्रभावी किकऑफ सत्र: एक सुव्यवस्थित संचार प्रबंधन योजना परियोजनाओं को अच्छी तरह से बंद कर देती हैयह सुनिश्चित करता है कि परियोजना और कार्यप्रणाली पर उच्च स्तर पर चर्चा और समीक्षा की जाती है। एक बार जब यह सुनिश्चित हो जाता है कि आगे की संचार प्रक्रियाएँ व्यक्त की जाती हैं और टीम के सदस्यों द्वारा उन पर सहमति व्यक्त की जाती है जो उन्हें स्पष्ट तस्वीर देती है कि आगे क्या होगा और परियोजना में उनकी भूमिका क्या होगी।

परियोजना संचार प्रबंधन प्रक्रियाएं

परियोजना संचार प्रबंधन ज्ञान क्षेत्र निम्नलिखित तीन प्रक्रियाओं से बना है:

कैसे परमाणु अजगर चलाने के लिए

1. योजना संचार प्रबंधन

योजना संचार प्रबंधन परियोजना संचार प्रबंधन ज्ञान क्षेत्र की प्रारंभिक प्रक्रिया है। इस प्रक्रिया में, परियोजना संचार में शामिल गतिविधियों के लिए एक व्यवस्थित और प्रभावी योजना विकसित की जाती है। यह प्रत्येक और हर हितधारक और टीमों, संगठनात्मक संपत्ति उपलब्ध और परियोजना की जरूरतों की तरह जानकारी का उपयोग करता है। योजना संचार प्रबंधन प्रक्रिया पूरे समय-समय पर अंतराल में की जाती है । यह मुख्य रूप से एक प्रलेखित दृष्टिकोण के माध्यम से प्रासंगिक डेटा की समय पर प्रस्तुति में मदद करता है जो हितधारकों को एक कुशल तरीके से संलग्न रखता है।

योजना संचार प्रबंधन में विभिन्न इनपुट, उपकरण और तकनीक और आउटपुट शामिल हैं जिन्हें मैंने नीचे दी गई तालिका में सूचीबद्ध किया है:

इनपुट्स उपकरण और तकनीक आउटपुट
  1. परियोजना चार्टर
  2. परियोजना प्रबंधन योजना
    • संसाधन प्रबंधन योजना
    • हितधारक सगाई योजना
  3. परियोजना के दस्तावेज
    • आवश्यकताएँ प्रलेखन
    • स्टेकहोल्डर रजिस्टर
  4. उद्यम पर्यावरणीय कारक
  5. संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
  1. विशेषज्ञ निर्णय
  2. संचार आवश्यकताएँ विश्लेषण
  3. संचार प्रौद्योगिकी
  4. संचार मॉडल
  5. संचार के तरीके
  6. पारस्परिक और टीम कौशल
    • संचार शैलियाँ मूल्यांकन
    • राजनीतिक जागरूकता
    • सांस्कृतिक जागरूकता
  7. डेटा प्रतिनिधित्व
    • हितधारक सगाई आकलन मैट्रिक्स
  8. बैठकें
  1. संचार प्रबंधनयोजना
  2. परियोजना प्रबंधन योजनाअपडेट करता है
    • हितधारकों की वचनबद्धतायोजना
  3. प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
    • परियोजना अनुसूची
    • स्टेकहोल्डर रजिस्टर

2. संचार का प्रबंधन करें

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन मैनेजमेंट की दूसरी प्रक्रिया है मैनेज कम्युनिकेशंस जिसका उद्देश्य मुख्य रूप से प्रोजेक्ट की जानकारी को उचित और समयबद्ध तरीके से इकट्ठा करना, बनाना, वितरित करना, स्टोर करना, प्राप्त करना, प्रबंधित करना, मॉनिटर करना और अंत में करना है। परियोजना टीम के हितधारकों और इसके विपरीत के लिए सूचना के सहज और कुशल प्रवाह प्रदान करने के लिए इसे पूरे प्रोजेक्ट जीवनचक्र में प्रदर्शित किया जाता है। यह प्रक्रिया सबसे उपयुक्त के साथ-साथ प्रभावी संचार के विभिन्न पहलुओं की पहचान करने में भी मदद करती है तरीके , तकनीक और तकनीक। इसके अलावा, यह विधियों और तकनीकों में किसी भी समायोजन के लिए स्थान प्रदान करके संपूर्ण संचार प्रणाली को अधिक लचीला बनाने की अनुमति देता है। यह संचार प्रवाह को बाधित किए बिना हितधारकों की बदलती मांगों और जरूरतों को समायोजित करने में मदद करता है।

नीचे दी गई तालिका में मैंने प्रबंधित संचार की प्रक्रिया में शामिल इनपुट, उपकरण और तकनीक और आउटपुट की पूरी सूची नीचे सूचीबद्ध की है:

इनपुट्स उपकरण और तकनीक आउटपुट
  1. परियोजना प्रबंधन योजना
    • संसाधन प्रबंधन योजना
    • संचारप्रबंधन योजना
    • हितधारकों की वचनबद्धतायोजना
  2. परियोजना के दस्तावेज
    • लॉग बदलें
    • समस्या लॉग
    • सबक सीखा रजिस्टर
    • गुणवत्ता की रिपोर्ट
    • जोखिम रिपोर्ट
    • स्टेकहोल्डर रजिस्टर
  3. कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
  4. उद्यम पर्यावरणीय कारक
  5. संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
  1. संचार प्रौद्योगिकी
  2. संचार के तरीके
  3. संचार कौशल
    • संचार क्षमता
    • प्रतिपुष्टि
    • अशाब्दिक
    • प्रस्तुतियाँ
  4. परियोजना प्रबंधन सूचना प्रणाली
  5. प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग
  6. पारस्परिक और टीम कौशल
    • स्फूर्ति से ध्यान देना
    • विरोधाभास प्रबंधन
    • सांस्कृतिक जागरूकता
    • बैठक प्रबंधन
    • नेटवर्किंग
    • राजनीतिक जागरूकता
  7. बैठकें
  1. परियोजना संचार
  2. परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
    • संचार प्रबंधन योजनाएं
    • हितधारक सगाई योजना
  3. परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
    • समस्या लॉग
    • सबक सीखा रजिस्टर
    • परियोजना अनुसूची
    • जोखिम रजिस्टर
    • स्टेकहोल्डर रजिस्टर
  4. संगठनात्मक प्रक्रिया अपडेट अपडेट

3. मॉनिटर संचार

मॉनिटर कम्युनिकेशंस संचार प्रबंधन ज्ञान क्षेत्र की अंतिम प्रक्रिया है। यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि परियोजना की सभी जानकारी की जरूरतें और आवश्यकताएं और इसमें शामिल हितधारक इसके पूर्ण होने से पूरा हो जाए। यह पूरे भर में किया जाता है और संचार प्रबंधन और हितधारक सगाई योजना के अनुसार सूचना के प्रवाह को अनुकूलित करने में मदद करता है।

लिनक्स सिस्टम प्रशासक नौकरी विवरण

नीचे दी गई तालिका में परियोजना संचार प्रबंधन की अंतिम प्रक्रिया में शामिल विभिन्न इनपुट, उपकरण और तकनीक और आउटपुट की सूची है:

इनपुट्स उपकरण और तकनीक आउटपुट
  1. परियोजना प्रबंधन योजना
    • संसाधन प्रबंधन योजना
    • संचार
      प्रबंधन योजना
    • हितधारकों की वचनबद्धता
      योजना
  2. परियोजना के दस्तावेज
    • समस्या लॉग
    • सबक सीखा रजिस्टर
    • परियोजना संचार
  3. कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
  4. उद्यम पर्यावरणीय कारक
  5. संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
  1. विशेषज्ञ निर्णय
  2. परियोजना प्रबंधन सूचना प्रणाली
  3. डेटा विश्लेषण
    • हितधारक सगाई आकलन मैट्रिक्स
  4. पारस्परिक और टीम कौशल
    • अवलोकन / वार्तालाप
  5. बैठकें
  1. कार्य प्रदर्शन की जानकारी
  2. परिवर्तन अनुरोध
  3. परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
    • संचार प्रबंधन योजनाएं
    • हितधारक सगाई योजना
  4. परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
    • समस्या लॉग
    • सबक सीखा रजिस्टर
    • स्टेकहोल्डर रजिस्टर

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