एक जोखिम एक अनिश्चितता है जिसे टाला नहीं जा सकता है लेकिन इसे निश्चित रूप से प्रबंधित किया जा सकता है। जोखिम का प्रबंधन करना बहुत महत्वपूर्ण है, खासकर जब यह आता है जैसा कि जोखिम आपके प्रोजेक्ट को सकारात्मक या नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। लेकिन किसी भी स्थिति में, आपने जो वादा किया है उससे आपका अंतिम परिणाम भटक जाएगा। इस प्रकार, परियोजना जोखिम प्रबंधन एक महत्वपूर्ण कौशल बन जाता है जो प्रत्येक परियोजना प्रबंधक को अपनी परियोजनाओं की सफलता सुनिश्चित करने के लिए होना चाहिए। परियोजना जोखिम प्रबंधन पर इस लेख में, मैं आपको इस बात की पूरी जानकारी दूंगा कि किसी परियोजना में जोखिमों का प्रबंधन और प्रबंधन कैसे किया जाता है।
नीचे ऐसे विषय दिए गए हैं जिन्हें मैं परियोजना जोखिम प्रबंधन के एक हिस्से के रूप में शामिल करूंगा:
- परियोजना जोखिम प्रबंधन का परिचय
- प्रोजेक्ट रिस्क मैनेजमेंट की आवश्यकता
- प्रोजेक्ट रिस्क मैनेजमेंट फ्रेमवर्क
- परियोजना जोखिम प्रबंधन उपकरण
यदि आप परियोजना प्रबंधन की अवधारणाओं में महारत हासिल करना चाहते हैं और ए परियोजना प्रबंधक, आप हमारे प्रशिक्षक के नेतृत्व में जांच कर सकते हैं जहां इन विषयों को एक व्यापक गेज पर कवर किया गया है।
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परियोजना जोखिम प्रबंधन
एक जोखिम अनिश्चितता का एक विचलन है जिसके परिणामस्वरूप अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं। एक परियोजना प्रबंधन के संदर्भ में, यदि ये जोखिम वास्तविकता बन जाते हैं, तो उन्हें 'मुद्दों' के रूप में वर्गीकृत किया जाता है जिसे संबोधित किया जाना चाहिए। किसी भी परियोजना में जोखिम की घटना उसके उद्देश्यों पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव छोड़ सकती है। किसी भी प्रकार के नुकसान या गड़बड़ी को रोकने के लिए, यह हर एक का अभिन्न अंग बन जाता है नौकरी के लिए एक उचित जोखिम प्रबंधन योजना है। परियोजना जोखिम प्रबंधन उस प्रक्रिया को संदर्भित करता है जहां एक परियोजना प्रबंधक संभावित जोखिमों को पहले से पहचानने, उनका विश्लेषण करने और फिर उचित सावधानी बरतने की कोशिश करता है जो जोखिम को कम करने या रोकने में मदद करेगा। अब, जोखिम किसी भी बिंदु पर उत्पन्न हो सकता है और उचित जोखिम प्रबंधन करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी परियोजना पटरी पर रहे और अपने लक्ष्य को पूरा करे।
परियोजना जोखिम प्रबंधन में गहरी ड्रिलिंग, एक अलग प्रकार की परियोजना का मतलब अलग-अलग चीजें हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, बड़े स्तर की परियोजनाओं की जोखिम प्रबंधन रणनीति छोटे लोगों की तुलना में भिन्न हो सकती है।प्रत्येक जोखिम के लिए एक विस्तृत योजना हो सकती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि समस्याएँ उत्पन्न होने पर शमन रणनीतियाँ हमेशा ऊपर और संरेखित हों। जबकि, छोटी परियोजनाओं के लिए, जोखिम प्रबंधन योजना सरल पक्ष पर अधिक है। परियोजना में उनकी प्राथमिकता के घटते क्रम में आयोजित कार्यों के साथ उनकी सरल योजना होगी।
मुझे लगता है कि इसके साथ आप स्पष्ट हैं कि वास्तव में परियोजना जोखिम प्रबंधन क्या है। अब, इस लेख में आगे बढ़ते हैं और समझते हैं कि जोखिम प्रबंधन इतना महत्वपूर्ण क्यों है।
प्रोजेक्ट रिस्क मैनेजमेंट की आवश्यकता
जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, परियोजना जोखिम प्रबंधन उन जोखिमों की भविष्यवाणी करने और उन्हें कम करने में मदद करता है जो परियोजना में किसी भी तरह के नुकसान या संघर्ष से बचने में मदद करते हैं। लेकिन जोखिम प्रबंधन का दायरा यहां समाप्त नहीं होता है। बहुत अधिक व्यापक लाभ हैं जो किसी परियोजना के पूर्ण परिणाम को बदल सकते हैं। नीचे मैंने उनमें से कुछ को सूचीबद्ध किया है:
अंतिम और अंतिम के बीच अंतर
समस्या क्षेत्रों का मूल्यांकन
एक विस्तृत परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना आपको अपनी परियोजना और इसमें समस्याग्रस्त क्षेत्रों की स्पष्ट कट तस्वीर देगी। इस तरह आप परियोजना के कमजोर लिंक की ओर अपना ध्यान केंद्रित कर पाएंगे, परियोजना के प्रदर्शन को बनाए रखने के लिए स्वास्थ्य जांच, सहकर्मी की समीक्षा और ऑडिट कर सकते हैं।
कम आश्चर्य
जोखिम प्रबंधन योजना आपको संभावित जोखिमों या मुद्दों की प्रारंभिक चेतावनी देती है। यह गंभीर समस्याओं को बढ़ाने और किसी भी अपरिवर्तनीय नुकसान का कारण बनने से पहले टीम को समस्याओं को कम करने और समस्याओं को कम करने के लिए आवश्यक कदम उठाने में सक्षम बनाता है।
बेहतर निर्णय लेना
अग्रिम में जोखिमों की जानकारी के साथ, ऊपरी प्रबंधन बेहतर और कुशल निर्णय लेने में सक्षम है। उन्हें डैशबोर्ड के माध्यम से जोखिम के बारे में वास्तविक समय की जानकारी होगी जो उन्हें नवीनतम डेटा के साथ लगातार प्रदान करेगा।
उन्नत संचार
प्रभावी जोखिम प्रबंधन संचार के प्रवाह को बढ़ाता है। पहले से पाए गए जोखिमों के साथ, इसमें शामिल टीम के बीच चर्चा बिंदु खुल जाता है। सभी टीमों ने अपने दिमाग को एक साथ लाने और समस्या क्षेत्रों के बारे में बात करने और नुकसान होने के बाद एक दूसरे को दोष देने के बजाय इसके कारणों को संभालने के लिए।
सटीक बजट अनुमान
अपने जोखिम और लागत नियोजन में प्रोजेक्ट जोखिम प्रबंधन के साथ, आप संभावित समस्याओं की भविष्यवाणी करने में सक्षम होंगे। इससे आपको प्रत्येक डोमेन के लिए लागत, समय, संसाधन आदि जैसे बफर बजट की स्थापना करने में मदद मिलेगी, जिसके परिणामस्वरूप कम अपव्यय और बेहतर गुणवत्ता होगी।
एलिवेटेड प्रोजेक्ट सक्सेस रेट
अपने में शामिल एक प्रभावी जोखिम प्रबंधन योजना के साथ पूरी टीम की मानसिकता को बढ़ा देता है क्योंकि वे जानते हैं कि जोखिमों को सक्रिय रूप से प्रबंधित किया जा रहा है और विफलता की संभावना बहुत कम है।
फोकस्ड टीमें
इस तथ्य को जानते हुए कि जोखिमों को सक्रिय रूप से ट्रैक और प्रबंधित किया जा रहा है, टीमें अपने निर्धारित कार्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकती हैं। यही नहीं, जोखिम प्रबंधन एक परियोजना के समस्या क्षेत्रों पर प्रकाश डालता है ताकि टीम परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने के लिए तेजी से उनसे निपट सके।
स्पष्ट जोखिम वृद्धि
एक व्यवस्थित जोखिम प्रबंधन योजना आपको एक उचित विचार देगी जब सलाह और कार्रवाई के लिए जोखिम को वरिष्ठ स्तर तक बढ़ाया जाना चाहिए। यह जोखिम का विश्लेषण और ठीक करने के लिए सही समय पर सही लोगों को सतर्क करने में मदद करेगा।
अब जब आप एक उचित परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना के लाभों से परिचित हैं, तो आगे बढ़ने दें और जोखिम प्रबंधन की रूपरेखा देखें।
प्रोजेक्ट रिस्क मैनेजमेंट फ्रेमवर्क
जोखिम प्रबंधन ढांचे में पाँच प्रक्रियाएँ शामिल हैं, जो अलग-अलग जारगों के संगठन से संगठन में भिन्न हो सकती हैं। नीचे मैंने सभी पांच प्रक्रियाओं को विस्तार से सूचीबद्ध किया है:
- जोखिम की पहचान
- मात्रात्मक विश्लेषण
- गुणात्मक विश्लेषण
- योजना जोखिम प्रतिक्रियाएँ
- जोखिम की निगरानी और नियंत्रण
जोखिम की पहचान
एक जोखिम को हल करने के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपको पहले इसकी विस्तृत जानकारी हो। अब, आप प्रोजेक्ट जोखिम की पहचान कैसे करते हैं? वैसे, ऐसे कई तरीके हैं जिनसे जोखिम की पहचान की जा सकती है। उनमें से कुछ हैं:
- दस्तावेज़ीकरण की समीक्षा: यह मानक अभ्यास है और इसका उपयोग परियोजना से संबंधित दस्तावेजों (सबक सीखा, लेख, संगठनात्मक संपत्ति, आदि) की समीक्षा करके जोखिमों की पहचान करने के लिए किया जाता है।
- ब्रेन राइटिंग: समस्या क्षेत्रों में ड्रिलिंग के लिए विचार मंथन की तुलना में यह अधिक प्रभावी तरीका है। यहजल्दी से एक विधि हैउत्पन्न करनाविचार जहांप्रतिभागियों को कागजात मुहैया कराए जाते हैं और एक निश्चित समय सीमा के भीतर इस पर अपने विचार लिखने को कहा जाता है।
- क्षैतिज स्कैनिंग: यह एक ऐसी तकनीक है जहां हम भविष्य में उन खतरों या अवसरों को देखने की कोशिश करते हैं जो हमारी परियोजना में उत्पन्न हो सकते हैं।
- मूल कारण विश्लेषण: इस प्रक्रिया का उपयोग पहचान किए गए जोखिमों के मूल कारणों को निर्धारित करने के लिए किया जाता है जिनकी अतिरिक्त जोखिमों की पहचान करने के लिए आगे जांच की जाती है।
- स्वोट अनालिसिस: स्ट्रेंथ्स, कमजोरियों, अवसरों और खतरों के लिए खड़ा है। इस विश्लेषण में, जोखिमों को निर्धारित करने के लिए संभावित कमजोरियों और खतरों की पहचान की जाती है।
- चेकलिस्ट विश्लेषण: यह तकनीक जोखिम श्रेणियों की एक सूची बनाती है जो परियोजना के लिए अतिरिक्त जोखिमों को ट्रैक करने के लिए उपयोग की जाती हैं।
एक बार जब आप जोखिमों की पहचान करने के साथ हो जाते हैं, तो आप आगे बढ़ सकते हैं और इसके परिणामों के बाद इसकी घटना की संभावना निर्धारित कर सकते हैं। यह जोखिम की प्रकृति और आपके परियोजना लक्ष्यों और उद्देश्यों पर पड़ने वाले प्रभाव के स्तर को समझने में आपकी सहायता करेगा। इसके अलावा, आपके द्वारा पहचाने जाने वाले प्रत्येक जोखिम को जोखिम रजिस्टर में लॉग इन किया जाना चाहिए।
लेकिन अब आप सोच रहे होंगे कि आप जोखिमों का विश्लेषण कैसे करते हैं? खैर, यह गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण का उपयोग करके किया जा सकता है जिसे मैं इस लेख के आगामी अनुभागों में शामिल करूंगा।
गुणात्मक विश्लेषण
गुणात्मक विश्लेषण एक व्यक्तिपरक विश्लेषण है जहां जोखिमों को दो मापदंडों की संभावना और प्रभाव के आधार पर उच्च से निम्न स्तर पर बढ़ाया जाता है। संभावना प्रकट होने का जोखिम है और प्रभाव आपके प्रोजेक्ट पर पड़ने वाले प्रभाव की डिग्री है। नीचे ग्राफ़ प्रतिनिधित्व करता है, संभावना और प्रभाव के आधार पर जोखिम का पैमाना।
मात्रात्मक विश्लेषण
मात्रात्मक विश्लेषण जोखिम संभावना और प्रभाव के संख्यात्मक मूल्यों की गणना पर अधिक ध्यान केंद्रित किया गया है। यह विभिन्न तकनीकों जैसे अपेक्षित मौद्रिक मूल्य, संवेदनशीलता विश्लेषण, निर्णय पेड़, ऐतिहासिक डेटा, विशेषज्ञ निर्णय, साक्षात्कार आदि के साथ विश्लेषण किया जा सकता है। यह परियोजना प्रबंधन टीम को उनकी प्राथमिकता के आधार पर कार्यों को छाँटने में मदद करेगा।
योजना जोखिम प्रतिक्रियाएँ
अब जब आप जानते हैं कि आपकी परियोजना में कौन से जोखिम हो सकते हैं, तो आपको एक योजना पर निर्णय लेने की आवश्यकता है, जो आपको बताएगी कि आप क्या कर रहे हैंप्रत्येक जोखिम, जिसे एक आकस्मिक योजना के रूप में जाना जाता है। ध्यान दें कि आपकी आकस्मिक योजना को आप में संरेखित और एम्बेड किया जाएगा । इस प्रकार, आपके पास समय, संसाधन और धन के लिए एक बफर बजट होना चाहिए। लेकिन हालाँकि आप कोशिश करते हैं, लेकिन सही जोखिम प्रबंधन योजना के रूप में ऐसा कुछ भी नहीं है जिसके लिए किसी पुनरावृत्तियों की आवश्यकता न हो। एक बार जब आप अपनी जोखिम प्रबंधन योजना को अमल में लाते हैं, तो आप यह सत्यापित करने के लिए एक और योजना के साथ समाप्त होंगे कि कोई नया जोखिम पेश नहीं किया गया था। इसलिए यह चरण अंत तक जारी है, और परियोजना के अंत तक, आपको अभी भी कुछ माध्यमिक या अवशिष्ट जोखिमों के साथ छोड़ दिया जा सकता है।
मॉनिटर और नियंत्रण जोखिम
आपका कार्य जोखिम प्रबंधन योजना को लागू करने के साथ समाप्त नहीं होता है। चूंकि जोखिम स्थिर नहीं हैं और परियोजना जीवन चक्र के किसी भी बिंदु पर रूपांतरित, विकसित, पुन: प्रकट या उत्पन्न करने की प्रवृत्ति है, इसलिए आपको उन पर निरंतर नजर रखने की आवश्यकता है। ऐसा करने के आसान तरीकों में से एक, समय-समय पर जोखिम रजिस्टर की समीक्षा करना है जिसमें सभी पहचाने गए जोखिमों का लॉग शामिल है। आपको अपनी परियोजना की प्रगति की बारीकी से निगरानी करने और किसी भी संभावित जोखिम की संभावना की पहचान करने की आवश्यकता है। आपकी जोखिम प्रतिक्रिया योजना तभी सफल और प्रभावी मानी जाएगी जब वह हर बार जोखिम उठाएगा। लेकिन हमेशा असाधारण मामले हो सकते हैं, जहां आपकी आकस्मिक योजना काम नहीं करती है। इस तरह की स्थितियों में, आपको अपनी आस्तीन के लिए एक बैकअप अप योजना तैयार करने की आवश्यकता होती है, जिसे फ़ॉलबैक योजना के रूप में जाना जाता है। यह आपको जोखिमों के खिलाफ दोहरी सुरक्षा देगा और नुकसान प्रतिशत को न्यूनतम तक कम करेगा।
तो, यह सब जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया के बारे में था। पूरी प्रक्रिया के बारे में जानने के बाद, आप सोच रहे होंगे कि जोखिम प्रबंधन एक जटिल और लंबी प्रक्रिया है। खैर, आपको सच बताने के लिए, यह वास्तव में है और एक परियोजना प्रबंधक के लिए, यह बन जाता हैइस अकेले हाथ को संभालने के लिए बहुत बोझिल। यह वह जगह है जहाँ विभिन्न जोखिम प्रबंधन उपकरण चित्र में आते हैं और परियोजना प्रबंधक को इन सभी झंझटों से बचाते हैं।
परियोजना जोखिम प्रबंधन उपकरण
पीएमआई द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, आकार और उद्योग के बावजूद लगभग 86% संगठन हैं, जो जोखिम प्रबंधन विधियों का उपयोग करते हैं। प्रौद्योगिकी में प्रगति और सब कुछ डिजिटल होने के साथ, परियोजना प्रबंधकों ने अपने परियोजना प्रबंधन में डिजिटल जोखिम प्रबंधन उपकरण / सॉफ्टवेयर को एकीकृत करना शुरू कर दिया है। नीचे मैंने दुनिया भर में परियोजना प्रबंधकों द्वारा सबसे पसंदीदा उपकरण सूचीबद्ध किए हैं:
nTask
nTask एक पूर्ण विकसित है परियोजना प्रबंधन उपकरण यह प्रभावी जोखिम रिपोर्टिंग, आसान दृश्यता, सटीक जोखिम प्रभाव की गणना, ऑटो-जनरेटिंग जोखिम मैट्रिक्स सारांश आदि को सक्षम बनाता है।
हल करो
रिज़ॉल्वर मुख्य रूप से परियोजना पर ध्यान केंद्रित करता हैजोखिम नियोजन और तैयारी चरण और प्रभावी मूल्यांकन, अनुकूलन रिपोर्ट, वास्तविक समय अंतर्दृष्टि, घटना प्रबंधन, जोखिम प्राथमिकता विश्लेषण, जोखिम पुनर्प्राप्ति सूची, जोखिम प्रतिक्रिया प्रबंधन आदि जैसे लाभ शामिल हैं।
टाइमकैम्प
टाइमकैम्प मूल रूप से एक टाइम ट्रैकिंग टूल है जो संभावित वित्तीय जोखिमों, समय प्रबंधन जोखिम मूल्यांकन, उत्सव के जोखिमों पर अंकुश लगाने आदि जैसी सुविधाएँ प्रदान करता है।
पूर्ण
इंटीग्रम को सबसे अच्छे जोखिम प्रबंधन उपकरणों में से एक माना जाता है जो मुख्य रूप से किसी परियोजना के स्वास्थ्य और सुरक्षा पर ध्यान केंद्रित करता है। यह जोखिम की पहचान, व्यापार अनुकूलन, व्यापार खुफिया आदि जैसे लाभ प्रदान करता है।
गुण
क्वालिस एक उन्नत जोखिम प्रबंधन उपकरण है जो भेद्यता स्कैनिंग, मैलवेयर स्कैनिंग, और पता लगाने, धमकी संरक्षण आदि जैसे लाभ प्रदान करता है।
c ++ में क्या अमूर्तता है
यह हमें परियोजना जोखिम प्रबंधन पर इस लेख के अंत में लाता है। यह ब्लॉग परियोजना प्रबंधन में शामिल सिर्फ एक प्रक्रिया को कवर करता है। यदि आप और अधिक जानने की इच्छा रखते हैं या आप मेरे अन्य लेख भी देख सकते हैं।
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